Cinco fases para migrar a Verifactu sin gastos innecesarios

A finales de 2026, los autónomos españoles se enfrentan a una decisión que muchos están tomando de forma precipitada: cómo adaptar sus sistemas de facturación a Verifactu, el nuevo reglamento que entrará en vigor en dos fases distintas. Las sociedades mercantiles tendrán que cumplir a partir del 1 de enero de 2027, mientras que los trabajadores por cuenta propia disponen de seis meses más, hasta el 1 de julio de 2027. En ese intervalo, muchos están cometiendo errores costosos sin necesidad.

Luis Miguel Larriba, abogado especialista en facturación electrónica del despacho LRB Tax and Legal, ha identificado el patrón: casi todos los sobrecostes innecesarios provienen de tres conductas evitables. Los autónomos compran software antes de tiempo, adquieren soluciones duplicadas sin darse cuenta, o invierten en herramientas que no necesitarán. Para evitar estos gastos, Larriba propone un plan estructurado en cinco fases que cualquier trabajador autónomo puede seguir sin desembolsos adicionales.

La primera fase comienza con un inventario exhaustivo de todos los sistemas que generan facturas o tiques en el negocio. Parece sencillo, pero casi nunca lo es. Un autónomo que cree tener un único programa de facturación descubre, al hacer la lista completa, que en realidad opera con tres o cuatro sistemas distintos. Está el programa de facturación principal o el ERP, claro. Pero también el terminal de punto de venta si hay caja registradora, y si hay varios puntos de venta, cada uno necesita su propia declaración responsable. La tienda online emite sus propios documentos. La aplicación del móvil que usan los comerciales o repartidores genera registros. Hay una hoja de cálculo donde se hacen facturas que el programa principal no puede procesar. Y si el asesor fiscal emite facturas en nombre del cliente, ese sistema también cuenta. Cada uno de esos sistemas requiere su propia declaración responsable ante Hacienda. Por eso esta fase no es un trámite administrativo menor: es el verdadero alcance del trabajo que viene.

La segunda fase consiste en solicitar por escrito a los proveedores de software la declaración de conformidad responsable. Este documento, regulado en el Artículo 13 del Real Decreto 1007/2023 y desarrollado en la Orden HAC/1177/2024, certifica que el programa cumple los requisitos legales. Aunque no es obligación del contribuyente obtenerlo, sí lo es del fabricante proporcionarlo. Y aquí está el problema: este documento casi nunca aparece en las conversaciones habituales entre asesor y cliente, que suelen girar sobre plazos e instalación. Sin embargo, es la pieza central, porque es el único documento que acredita que un programa es conforme. El usuario responde legalmente por no tener un programa certificado. Larriba advierte que no existe homologación oficial de la AEAT. No hay lista pública de programas autorizados, no hay sello, no hay registro. Lo único que existe es la autodeclaración del fabricante. Cuando un proveedor anuncia "software homologado por Hacienda" o "TPV homologado", está usando un reclamo comercial que no corresponde a ninguna figura jurídica real. El experto recomienda pedir la declaración responsable de la versión específica que se instalará, con su fecha, y aclarar desde el primer momento qué coste tendrá la actualización o adaptación posterior.

La tercera fase requiere elegir modalidad antes de firmar cualquier contrato. El reglamento ofrece dos caminos: la modalidad Verifactu, que envía los registros directamente a la Agencia Tributaria, y los registros con programas de facturación que no envían datos a Hacienda. El precio y las exigencias técnicas no son los mismos en ambos casos. En ambas modalidades las facturas llevarán código QR, pero solo las emitidas bajo Verifactu incorporarán además la versión Verifactu. Esta es una decisión que afecta al coste y debe tomarse antes de comprometerse con un proveedor.

La cuarta fase trata del timing de la migración. Para las sociedades, lo ideal es cambiar de sistema el 1 de enero de 2027, coincidiendo con el cierre del ejercicio, no a mitad de año. La numeración de facturas y la cadena de registros arrancan limpias, y el ejercicio no queda partido entre dos sistemas. Para los autónomos, aunque tienen hasta el 1 de julio, también merecería la pena valorar el 1 de enero por la misma razón. Si se decide esperar, hacerlo el 1 de julio con el trimestre recién cerrado, nunca a mitad de trimestre. Bajo ninguna circunstancia debe migrarse en temporada alta. En un negocio estacional como el turismo, cambiar el sistema de facturación en julio es garantizar problemas operativos.

La quinta y última fase consiste en realizar un mes de pruebas con volumen real, no con facturas de muestra. En hostelería y comercio, hay que comprobar la velocidad de emisión en hora punta, el comportamiento ante una caída de conexión, las devoluciones y las facturas rectificativas, y que el personal de sala sabe qué hacer cuando algo falla. En un despacho profesional, basta revisar la numeración y las rectificativas. Finalmente, Larriba ofrece dos recomendaciones prácticas para no gastar de más. Si hay un contrato de mantenimiento vigente, la adaptación a Verifactu suele estar incluida. El reglamento contempla expresamente que los sistemas sujetos a contratos plurianuales se adapten dentro de los plazos generales. Antes de aceptar un presupuesto por un "módulo Verifactu", hay que pedir por escrito que confirmen si la adaptación está cubierta por el contrato que ya se paga. Y no debe renovarse licencias plurianuales ni comprar terminal de punto de venta nuevo sin garantía escrita de conformidad. Un terminal comprado hoy sin declaración responsable o sin compromiso firmado sobre versión y fecha puede ser inútil en 2027. Es el gasto innecesario más probable de los próximos meses.