El 19 % de los infractores sabe que existe vigilancia y continúa haciéndolo
En las oficinas españolas, uno de cada cinco trabajadores falsifica regularmente los gastos que presenta a su empresa, según un estudio de Perk basado en 8.000 entrevistas en cinco países. Esta práctica, que afecta un promedio de 250 euros anuales por empleado, no es solo un reflejo de deshonestidad individual, sino de sistemas de gestión que, por su diseño, facilitan la irregularidad. La tecnología detecta, pero no siempre disuade; y mientras el control llegue después del hecho, el problema seguirá siendo estructural.
- El 21% de los empleados españoles falsea gastos de forma habitual, y más del 57% lo ha hecho al menos una vez, convirtiendo esta conducta en algo casi normalizado en el entorno laboral.
- Las herramientas más modernas no eliminan el fraude: incluso con software ERP, el 18% de los empleados sigue manipulando sus declaraciones, lo que revela que el problema va más allá del método de registro.
- El 43% de los trabajadores españoles ha generado alguna vez un recibo falso con inteligencia artificial, y el 8% lo hace con regularidad, señalando una sofisticación creciente en las formas de engaño.
- El 20% de las empresas ya usa IA para detectar fraudes, pero el 19% de los infractores habituales lo sabe y continúa de todas formas, lo que sugiere que la vigilancia sola no cambia el comportamiento.
- Expertos proponen desplazar el control hacia el momento de la reserva, integrando políticas en tiempo real para que el cumplimiento sea el camino más fácil, no la excepción.
Un estudio de Perk, plataforma de gestión de viajes y gastos impulsada por inteligencia artificial, revela que el 21% de los trabajadores españoles falsifica regularmente sus declaraciones de gastos empresariales. La investigación, basada en entrevistas a 8.000 empleados en cinco países, muestra que más de la mitad (57%) lo ha hecho al menos una vez, y que casi cuatro de cada cinco (79%) ha presenciado esta conducta entre compañeros sin que nadie intervenga.
El problema tiene raíces estructurales. Más de un tercio de los empleados sigue gestionando sus gastos de forma manual, mediante correo electrónico u hojas de cálculo, métodos que registran la mayor tasa de irregularidades: un 25%. Pero ni siquiera el software especializado resuelve el asunto, ya que el 18% de quienes usan sistemas ERP continúa manipulando sus reclamaciones. Las categorías más afectadas son comidas, entretenimiento de clientes, taxis y kilometraje, rubros donde inflar cifras resulta más sencillo.
El impacto económico ronda los 250 euros anuales por empleado infractor, una cifra comparable a la de Francia pero inferior a la de Alemania, Reino Unido o Estados Unidos. Lo que distingue a España es la adopción de nuevas herramientas para el fraude: el 43% de los empleados ha generado al menos un recibo falso con inteligencia artificial, igualando la tasa estadounidense.
Ante este panorama, el 20% de las empresas españolas ya emplea IA para detectar gastos sospechosos. Sin embargo, el 19% de los infractores habituales conoce esta vigilancia y persiste en su conducta. Nikita Miller, directora de producto de Perk, señala que la mayoría de las herramientas actúan después del hecho, obligando a los equipos financieros a corregir en lugar de prevenir. Su propuesta es integrar las políticas directamente en el proceso de reserva y cotejar recibos con datos de tarjeta corporativa en tiempo real, haciendo del cumplimiento el camino natural. Mientras las empresas no adopten este enfoque preventivo, seguirán persiguiendo recibos fraudulentos que ya han sido presentados.
Una de cada cinco personas que trabaja en una oficina española está falsificando regularmente los gastos que presenta a su empresa. Así lo revela un estudio de Perk, una plataforma de gestión de viajes y gastos impulsada por inteligencia artificial, que ha entrevistado a 8.000 empleados en cinco países. La cifra es contundente: el 21 % de los trabajadores españoles declara gastos de forma incorrecta de manera habitual, ya sea mediante recibos inflados, duplicados o directamente inventados. Pero el problema es aún más generalizado de lo que sugiere ese número. Más de la mitad de los empleados (57 %) admite haberlo hecho al menos una vez en su carrera, y casi cuatro de cada cinco (79 %) asegura haber visto a compañeros hacerlo sin que nadie intervenga.
La raíz del problema está en cómo las empresas gestionan estos procesos. Más de un tercio de los trabajadores españoles sigue presentando sus gastos manualmente, a través de correo electrónico o una simple hoja de cálculo. Estos flujos de trabajo anticuados registran la mayor incidencia de irregularidades: el 25 % de quienes usan estos métodos manipulan sus declaraciones con regularidad. Pero la tecnología no es una solución garantizada. Incluso entre los empleados que utilizan software especializado de gestión de gastos o sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), el 18 % continúa enviando reclamaciones manipuladas de forma regular. El sistema, en otras palabras, sigue fallando en múltiples niveles.
Las categorías más vulnerables a la manipulación son las comidas (24 % de los casos), el entretenimiento de clientes (21 %), los taxis (17 %) y los gastos de desplazamiento en vehículo propio o kilometraje (17 %). Estos son los rubros donde resulta más fácil inflar cifras o presentar recibos cuestionables sin que salten las alarmas. El impacto económico no es trivial: el empleado español que falsea gastos regularmente lo hace por un promedio de 250 euros anuales. Es una cifra similar a la de Francia, inferior a la de Alemania (290 euros) y Estados Unidos (330 dólares), pero muy por debajo del Reino Unido (320 libras).
Lo interesante es cómo comienza esta conducta. Para el 31 % de los españoles, todo empieza con un error genuino o un malentendido sobre qué se puede reclamar. Otro 22 % culpa directamente a la falta de claridad en las políticas de gastos de la empresa. Pero hay un salto cualitativo en las formas de manipulación más sofisticadas. El 43 % de los empleados españoles ha generado al menos una vez un recibo falso utilizando inteligencia artificial, y el 8 % lo hace regularmente. Esta cifra iguala la de Estados Unidos, lo que sugiere que la tecnología para crear documentos fraudulentos se está normalizando en ambos lados del Atlántico.
Lo más revelador es lo que sucede cuando las empresas instalan sistemas de detección de fraude. El 20 % de las empresas españolas ya utiliza inteligencia artificial para identificar gastos sospechosos. Sin embargo, el 19 % de los empleados que declaran gastos irregulares regularmente sabe que existe esta vigilancia automatizada y continúa haciéndolo de todas formas. Es un dato que sugiere que la detección por sí sola no disuade el comportamiento, o que los infractores confían en que el sistema no los atrapará.
Nikita Miller, directora de producto de Perk, ofrece una perspectiva sobre por qué los sistemas actuales fallan. La mayoría de las herramientas están diseñadas para revisar los gastos después de que ya han ocurrido, lo que obliga a los equipos de finanzas a entrar en modo corrección, persiguiendo recibos y rectificando reclamaciones que nunca deberían haberse presentado. Miller propone desplazar el punto de intervención hacia adelante: integrar las políticas de gastos directamente en el proceso de reserva, cotejar los recibos con los datos de la tarjeta corporativa en tiempo real, y hacer que el cumplimiento sea el camino de menor resistencia. Cuando el sistema está construido de esta manera, hay menos margen para el error, las reclamaciones llegan más limpias, y el equipo de finanzas puede enfocarse en trabajo que realmente impulsa el negocio.
El estudio apunta a una conclusión incómoda: el fraude de gastos no es un problema de empleados deshonestos, sino de sistemas que facilitan la deshonestidad. Mientras las empresas españolas sigan confiando en procesos manuales o en herramientas que revisan después del hecho, seguirán viendo cómo uno de cada cinco trabajadores manipula sus declaraciones sin consecuencias significativas. La pregunta que queda es si las empresas están dispuestas a invertir en sistemas que prevengan el problema desde el inicio, o si continuarán persiguiendo recibos fraudulentos después de que ya han sido presentados.
Notable Quotes
La mayoría de las herramientas están diseñadas para revisar el gasto una vez que ya ha ocurrido. La decisión más inteligente es desplazar el punto de intervención hacia adelante: integrar las políticas en el flujo de reserva y cotejar los recibos con los datos de la tarjeta en tiempo real.— Nikita Miller, Directora de Producto de Perk
The Hearth Conversation Another angle on the story
¿Por qué crees que el 21 % es un número tan alto? ¿Qué hace que falsear gastos sea tan común?
Porque el sistema lo permite. Cuando presentas un recibo por correo a alguien que recibe cientos de ellos, nadie lo verifica realmente. Es fácil inflar una cifra aquí, duplicar un recibo allá. No hay fricción.
Pero el 79 % ha visto esto suceder. ¿No hay una cultura de vergüenza o presión de pares?
Aparentemente no. Si casi todos lo ven y nadie dice nada, se normaliza. Además, muchos comienzan con un error genuino. Después, cuando ves que nadie te atrapó, es más fácil hacerlo de nuevo.
El dato sobre la IA es inquietante. El 43 % ha generado un recibo falso con IA. ¿Eso no requiere intención deliberada?
Exacto. Eso ya no es un malentendido. Es fraude consciente. Y lo más preocupante es que el 8 % lo hace regularmente. Tienen una herramienta, saben cómo usarla, y la usan.
Pero el 20 % de las empresas ya detecta esto con IA. ¿Eso no debería asustar a la gente?
Deberías pensar que sí. Pero el 19 % de los infractores sabe que existe la vigilancia y continúa de todas formas. O confían en que no los atraparán, o el riesgo percibido es menor que el beneficio de los 250 euros anuales.
¿Qué cambia si las empresas implementan lo que sugiere Miller, integrando controles en tiempo real?
Todo. Si el sistema rechaza un gasto antes de que lo presentes, no hay oportunidad de fraude. El cumplimiento se convierte en lo más fácil, no en lo más difícil. Pero eso requiere que las empresas cambien cómo piensan sobre el control.